Basicamente, o gestor de eventos é aquele profissional responsável por planejar, organizar e coordenar qualquer tipo de evento: corporativos, sociais, culturais ou esportivos.
As atividades envolvidas na profissão englobam desde a criação e o desenvolvimento do conceito do evento, passando pela providência de toda a documentação necessária, pela pesquisa de orçamentos e pelo contato com fornecedores, clientes e equipe de trabalho. É ele quem cuidará do pré evento, secretaria, credenciamento e pós evento. Cuidará da reserva e vistoria do local, seja ele em casas de festas, hoteis ou centro de eventos, cuidará da contratação dos buffets (inclusive temáticos), equipamentos, montadoras de estandes, brindes, materiais gráficos, identidade visual do evento, site e de toda a cenografia e decoração do evento
O gestor de eventos é o ELO entre fornecedores, realizador, público e as autoridades presentes no evento.
Quanto mais completo se torna o profissional maior sua chance de se destacar no mercado. Conhecimento amplo em agenciamento de viagens ajuda muito, são diversos fornecedores, negociações passam a ser ferramentas essenciais para o sucesso. São muitos profissionais envolvidos nos bastidores de um evento, exigindo também muita dedicação, seriedade e comprometimento com o resultado.
Ter uma visão ampla e organizada das ideias do cliente requer expertise bem como uma análise detalhada do que o evento realmente precisa.
Cabe ao gestor apresentar ao realizador do evento possibilidades, inovações, tecnologia, ações assertivas e questões que também podem gerar problemas. Não deixe de dizer quando tiver experiência e notar que algo pode não sair conforme desejado, porém, faça tudo o que estiver ao seu alcance para superar as expectativas do cliente de ver o planejado ser executado com excelência em todos os sentidos.
Cabe ao gestor ter total controle do que está acontecendo para centralizar todas as situações, porém, com auxílio de uma boa equipe também é possível distribuir tarefas, ficando apenas com a gestão do que deve ou não ser feito em todas as situações. Problemas poderão acontecer, porém a solução deve ser o foco!
Competências chave para o sucesso:
1. Planejamento e organização:
Habilidade para definir objetivos, elaborar cronogramas, orçamentos e planos de ação.
Capacidade de organizar e priorizar tarefas, delegar responsabilidades e gerenciar tempo de forma eficaz.
Conhecimento de logística, incluindo transporte, hospedagem, alimentação e infraestrutura do evento.
2. Comunicação:
Excelente comunicação verbal e escrita para se comunicar com diferentes públicos, como clientes, fornecedores, equipe e participantes.
Habilidade para negociar contratos, resolver conflitos e apresentar ideias de forma clara e concisa.
Capacidade de ouvir e atender às necessidades e expectativas dos envolvidos no evento.
3. Criatividade e inovação:
Visão criativa para desenvolver conceitos originais e inovadores para o evento.
Habilidade para identificar tendências e adaptar ideias às necessidades do público e do orçamento.
Capacidade de pensar fora da caixa e encontrar soluções criativas para problemas.
4. Flexibilidade e adaptabilidade:
Habilidade para lidar com imprevistos e mudanças de última hora com calma e profissionalismo.
Capacidade de se adaptar a diferentes situações e culturas, e de trabalhar sob pressão.
Flexibilidade para lidar com diferentes tipos de público e personalidades.
5. Liderança e trabalho em equipe:
Habilidade para liderar e motivar equipes de trabalho, delegando responsabilidades e criando um ambiente positivo.
Capacidade de trabalhar em equipe e colaborar com diferentes profissionais, como fornecedores, artistas e técnicos.
Habilidade para resolver conflitos e tomar decisões assertivas.
6. Conhecimento técnico:
Conhecimento das diferentes áreas envolvidas na organização de eventos, como marketing, comunicação, logística, produção e segurança.
Familiaridade com softwares e ferramentas de gestão de eventos.
Capacidade de avaliar e escolher fornecedores adequados para o evento.
7. Atenção aos detalhes:
Habilidade para observar e cuidar de todos os detalhes do evento, desde a decoração até a logística.
Capacidade de identificar e resolver problemas antes que impactem o evento.
Foco na qualidade e na excelência em todos os aspectos do evento.
8. Pós-evento:
Habilidade para avaliar o sucesso do evento, coletar feedback dos participantes e identificar pontos de melhoria.
Capacidade de realizar a análise financeira do evento e gerar relatórios detalhados.
Atitude proativa para aprender com os erros e aprimorar a organização de futuros eventos.
Desenvolvimento das competências:
Cursos e workshops especializados em gestão de eventos.
Participação em congressos e feiras do setor.
Leitura de livros e artigos sobre o tema.
Networking com profissionais da área.
Experiência prática na organização de eventos.
Um profissional de gestão de eventos de sucesso é aquele que possui um conjunto de habilidades e conhecimentos que o permitem gerenciar todos os aspectos de um evento de forma eficaz e eficiente. Ao desenvolver as competências chave, o profissional estará preparado para lidar com os desafios da área e garantir o sucesso dos eventos que organiza.
Lembre-se: a gestão de eventos é uma área em constante atualização. É importante estar sempre atento às novas tendências e tecnologias para se manter competitivo no mercado.
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