Eventos corporativos, sociais, esportivos ou culturais, de pequeno a médio porte, são eventos que trazem muitas tarefas a serem realizadas, muitas responsabilidades e invariavelmente, possíveis imprevistos e situações emergenciais que podem mudar todo planejamento do evento.
Não se preparar para eles pode significar lidar com estresse, aborrecimentos desnecessários ou situações que poderiam ser evitadas.
Abaixo algumas dicas de como minimizar os imprevistos que por ventura possam ocorrer!
1. Contrate fornecedores e colaboradores experientes.
Estes garantirão que tudo ocorra conforme combinado. Os coordenadores te ajudarão a resolver de forma rápida e eficiente qualquer eventualidade que possa aparecer, além de minimizar os problemas devido terem muita experiência com planejamento.
As organizadoras de eventos, cerimonialistas, assessorias em eventos e equipes de coordenação devem ser de altíssima confiança, pois estes sim, jamais colocarão em risco o evento cujo forem contratadas para produção, serão o elo entre realizador, participantes e fornecedores.
Os imprevistos podem ocorrer, mas com uma equipe preparada facilmente serão resolvidos e apenas os bastidores saberão do que está acontecendo, o público em si, nem irá notar caso haja algo a ser resolvido!
Quando se tem fornecedores de confiança, estes não medirão esforços para que o contrato seja de fato concretizado apesar de inevitáveis situações. Quando o foco é a solução e não o problema qualquer situação se torna contornável. Tenha sempre o Plano B analisando minunciosamente qualquer risco que o evento possa ter.
2. Contrate seguro
Uma das responsabilidades do gestor de eventos, cerimonialista ou produtor de eventos é garantir a segurança e o bem-estar dos visitantes, seguindo todas as normas que evitem ou minimizem o risco de acidentes. Contratar seguro, ambulâncias e brigadistas para o evento traz tranquilidade ao organizador e a todos os participantes e fornecedores envolvidos, pois ampara danos a vidas e bens materiais que possam acontecer.
Bom cuidar também de todas as documentações necessárias em se tratando de legalização do evento.
3. Documente com contratos
Um contrato registra as responsabilidades de fornecedores e serviços, detalha quais são as obrigações, direitos e deveres de cada uma das partes.
Além disso, assegura que o organizador do evento não arque com consequências de danos que não foram gerados por ele pois engloba também as punições aplicadas quando o documento não é respeitado. Tenha um advogado experiente e "sempre" tenha contratos assinados com todos os envolvidos.
4. Evite solicitações de última hora sem planejamento
Todo gestor de eventos está habituado a receber solicitações de última hora do seu cliente, porém, cabe ao contratante também observar todas as possíveis situações que podem causar tais circunstâncias, pois sempre temos em um evento inúmeros trabalhadores envolvidos em cada setor, seja no buffet, na decoração, em equipamentos, dentre vários outros, sendo assim, observe sempre que quando algo for solicitado de última hora, talvez não se possa obter a perfeição na entrega muitas das vezes por questões operacionais e falta de tempo hábil apra tomada de decisões.
5. Planeje com antecedência
Mais uma vez venho falar dele: PLANEJAMENTO!
Ter um planejamento detalhado e completo traz uma visão ampla do evento e permite identificar possíveis riscos e imprevistos. Com esse documento em mãos, reflita como anular problemas. Não será possível eliminar alguns. Para estes, tenha o plano de ação caso eles aconteçam.
#Dicabittes: Lembre-se de imprevistos que aconteceram em eventos produzidos por você, por colegas de profissão e em eventos que você frequentou. Por exemplo: fornecedores que não entregaram os produtos ou serviços contratados no prazo, horários que por diversos motivos não foram cumpridos, quebras de contratos, reclamações, equipamentos danificados no decorrer do evento...
Inclua estes imprevistos no seu planejamento, tenha sempre um plano B e lembre-se: você trabalha com equipamentos e seres humanos, passivos de problemas e erros!
6. Comunique-se bem com sua equipe e documente as ações
Um sistema integrado que facilite a comunicação ajuda a resolver problemas e imprevistos rapidamente.
Escolher bem seu time de trabalho te dará mais tranquilidade e segurança na tomada de decisões e na hora execução.
Boas escolhas de fato garantem ótimos eventos então não encare equipes como custos mas sim como investimento no sucesso da ação!
Hoje em dia com" whastapp" por exemplo tudo tende a ficar muito informal, sendo assim, fiquem a tentos com solicitações e retorno por e-mails e escritos, assim fica registrado para ambas as partes e os documentos podem ser checados a qualquer momento. Toda equipe deve ter por escrito suas competências e ações no decorrer do evento, bem como devem ser treinadas para exercer suas atividades no evento em questão.
Por mais experiência que os colaboradores tenham cada evento tem suas peculiaridades!
Seguindo essas recomendações você diminuirá a possibilidade de muitos imprevistos acontecerem.
O que não for possível ser eliminado, será resolvido com muito mais agilidade e eficiência quando houver um gestor de eventos ou equipe de cerimonial competente e experiente.
Cabe ao gestor do evento vestir a camisa do contratante final, passar sempre calma e tranquilidade para todos os envolvidos, porém, avaliar sempre as dificuldades operacionais de todos os fornecedores.
O papel fundamental do cerimonialista, assessor de eventos, gestor, produtor ou coordenador é fazer com que tudo flua da melhor maneira possível, que o evento aconteça conforme vontade do realizador, e ainda, observar de todos os ângulos as dificuldades existentes, se concentrando principalmente em realizar um evento de sucesso, indicando sempre fornecedores competentes, e acreditem, ainda assim...imprevistos acontecem!
Um bom profissional não mede esforços para resolver qualquer situação que esteja em desacordo com o cliente final, tudo é válido para ter um evento de sucesso, na hora H do problema se foque em resolver e não em quem causou a situação, posteriormente no pós evento também não se foque no problema, mas sim em soluções para que o que foi ruim não se repita em próximas edições.
O mais importante para ficar claro o motivo desse texto:
Foque na solução, tenha calma e saiba que para cada problema há uma solução! Manda quem pode, obedece quem tem juízo mas argumenta quem tem conhecimento. Capacite-se! Só assim você vai evitar e minimizar problemas.
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